Protokoły zdawczo-odbiorcze (PZO) – teraz bezpośrednio w RentEasy.AI

‍

Protokoły zdawczo-odbiorcze (PZO) to jeden z kluczowych dokumentów w najmie długoterminowym. Bardzo często stanowią załącznik do umowy najmu i są podstawą do późniejszych rozliczeń – szczególnie depozytu.

Ich rola jest prosta: potwierdzić faktyczny stan mieszkania w momencie przekazania i zdania lokalu. W praktyce to właśnie PZO decyduje o tym, czy rozliczenie przebiegnie spokojnie, czy zamieni się w spór.

Dlatego w RentEasy.AI wdrożyliśmy pełny system protokołów zdawczo-odbiorczych, dostępny bezpośrednio w najmie – bez papierów, bez osobnych plików i bez chaosu.

Czym jest PZO w praktyce (i dlaczego bez niego robi się problem)

PZO dokumentuje m.in.:

• stany liczników (woda, prąd, gaz, ogrzewanie),
• wyposażenie przekazywane z lokalem,
• uszkodzenia i uwagi,
• dokumentację zdjęciową lub filmową.

To na podstawie tych danych:

• rozliczane są media,
• oceniany jest stan lokalu przy wyprowadzce,
• automatycznie wyliczane są potrącenia z depozytu

Bez rzetelnego PZO wszystko opiera się na „pamięci”, mailach i zdjęciach rozsianych po folderach. Przy większej skali to prosta droga do błędów i strat.

Jak działają protokoły zdawczo-odbiorcze w RentEasy.AI

W każdym najmie w RentEasy.AI dostępne są dwa protokoły:

• PZO początkowe – wypełniane przy zameldowaniu / przekazaniu lokalu,
• PZO końcowe – wypełniane przy wymeldowaniu / zdaniu lokalu.

Oba są przypisane bezpośrednio do konkretnego najmu i stanowią spójną historię stanu mieszkania.

Co możesz wpisać w PZO

1. Stany liczników
   
   • woda zimna i ciepła, prąd, gaz, ogrzewanie
     (tylko te, które faktycznie występują w danym lokalu).
2. Wyposażenie i stan mieszkania
   
   • lista rzeczy przekazywanych z lokalem (np. naczynia, meble, sprzęty),
   • opis stanu i ewentualnych uszkodzeń.
3. Inne uwagi
   
   • wszystkie niestandardowe informacje, które wychodzą w trakcie oględzin
     (np. przepalona żarówka, brak pilota, ślady zużycia).
4. Załączniki – zdjęcia i filmy
   
   • dokumentacja wizualna wnętrz, wyposażenia, liczników.

Wszystko w jednym miejscu, przypisane do najmu – bez osobnych PDF-ów i ręcznego archiwizowania.

Szybkie wypełnianie – bez przepisywania od zera

W praktyce większość PZO wygląda bardzo podobnie do poprzednich. Dlatego w RentEasy.AI:

• możesz kopiować dane z poprzedniego protokołu dla tej samej jednostki,
• edytujesz tylko to, co faktycznie się zmieniło.

To znacząco skraca czas sporządzania protokołu – szczególnie przy rotacji najemców.

PZO robione w mieszkaniu, nie przy biurku

Protokoły sporządza się w momencie przekazania lub zdania lokalu, czyli w mieszkaniu – często bez dostępu do komputera.

Dlatego PZO w RentEasy.AI:

• da się wygodnie uzupełnić na telefonie lub tablecie,
• nie wymaga drukowania dokumentów,
• jest gotowe do potwierdzenia przez obie strony w ramach jednego procesu.

To eliminuje sytuacje typu „uzupełnimy później” – które później kończą się brakami w dokumentacji.

Co daje PZO w systemie, a nie na papierze

Największa różnica nie polega na tym, że „jest cyfrowo”.
Różnica polega na tym, że PZO staje się częścią procesu, a nie martwym dokumentem.

Dzięki temu:

• stany liczników są gotowe do dalszych rozliczeń,
• wyposażenie i zdjęcia są łatwe do porównania przy zdaniu lokalu,
• dokumentacja jest spójna, kompletna i przypisana do konkretnego najmu.

To realnie zmniejsza liczbę sporów i przyspiesza rozliczenia końcowe.

Podsumowanie

System protokołów zdawczo-odbiorczych w RentEasy.AI:

• porządkuje jeden z najbardziej newralgicznych momentów najmu,
• eliminuje papierowe dokumenty i luźne pliki,
• ułatwia rozliczenia i chroni interesy obu stron.

Jeśli korzystasz z RentEasy.AI – PZO są już dostępne w systemie.

Jeśli dopiero rozważasz wdrożenie – to jeden z tych modułów, które bardzo szybko pokazują swoją wartość w codziennej pracy.

‍