RODO a wynajem mieszkania – jak legalnie przetwarzać dane najemców?

Wynajem mieszkania to nie tylko klucze, umowa i czynsz. To także dane osobowe najemców, za które odpowiadasz Ty jako właściciel lub zarządca.

I właśnie tutaj wiele osób wpada w pułapkę: „To tylko najem, przecież nic wielkiego…" A RODO nie pyta, czy prowadzisz korporację, czy wynajmujesz 3 mieszkania.

Codziennie widzę, ile chaosu i niepewności jest wokół tego tematu. Dlatego rozkładam RODO w najmie na czynniki pierwsze — prosto, konkretnie i praktycznie.

Jakie dane najemcy podlegają RODO?

Krótko mówiąc: prawie wszystkie, które zbierasz w procesie najmu.

Najczęściej są to imię i nazwisko, numer PESEL lub numer dokumentu, adres zamieszkania, numer telefonu i e-mail, numer konta bankowego, dane z umowy najmu, informacje o płatnościach i zaległościach oraz korespondencja mailowa i SMS.

Jeśli pozwalają zidentyfikować konkretną osobę — to są dane osobowe.

Kto jest administratorem danych przy wynajmie?

To zależy od modelu. Właściciel wynajmujący samodzielnie jest administratorem danych. Firma zarządzająca najmem również jest administratorem. Zarządca działający w imieniu właściciela to często administrator i podmiot przetwarzający jednocześnie — tu ważne są umowy.

Jeśli decydujesz, jakie dane zbierasz, po co je zbierasz i jak długo je przechowujesz — jesteś administratorem danych.

Czy potrzebujesz zgody najemcy na przetwarzanie danych?

I tu ważna rzecz: w większości przypadków nie.

Wynajem mieszkania opiera się na umowie, a RODO pozwala przetwarzać dane, gdy są niezbędne do zawarcia i realizacji umowy, wymagane przepisami (np. podatkowymi) lub potrzebne do dochodzenia roszczeń.

Zgoda nie jest potrzebna na dane w umowie, rozliczenia, kontakt w sprawach najmu ani windykację należności. Zgoda jest potrzebna na cele marketingowe, newsletter lub dodatkowe usługi niezwiązane z najmem.

Obowiązek informacyjny – o czym musisz poinformować najemcę?

To jeden z najczęściej pomijanych elementów.

Najemca musi wiedzieć, kto przetwarza jego dane, w jakim celu, na jakiej podstawie, jak długo dane będą przechowywane, jakie ma prawa (dostęp, poprawa, usunięcie) oraz komu dane mogą być przekazywane (np. księgowość, system IT).

Najczęściej robi się to poprzez klauzulę informacyjną RODO jako załącznik do umowy lub osobny dokument. Bez tego formalnie jesteś niezgodny z RODO.

Jak długo możesz przechowywać dane najemców?

RODO mówi jasno: nie dłużej niż to konieczne.

W praktyce dane z umowy przechowujesz przez czas trwania umowy plus okres wymagany przepisami (np. podatkowymi). Dane do rozliczeń — zgodnie z ustawą o rachunkowości. Dane do ewentualnych roszczeń — do momentu przedawnienia.

Trzymanie danych „bo mogą się przydać" to błąd.

Bezpieczeństwo danych – Excel to za mało

Jeśli dane są w prywatnej skrzynce mailowej, pliki krążą po WhatsAppie, a umowy leżą na pulpicie komputera — to nie jest odpowiedni poziom zabezpieczenia.

RODO wymaga, aby dane były zabezpieczone przed dostępem osób trzecich, uporządkowane i dostępne tylko dla uprawnionych.

Dlatego coraz więcej firm przechodzi na systemy do zarządzania najmem, które centralizują dane, kontrolują dostęp, zapisują historię działań i minimalizują ryzyko błędu ludzkiego.

Najczęstsze błędy w praktyce

Najczęściej spotykam brak klauzuli informacyjnej, zbieranie zbyt wielu danych „na zapas", brak umów powierzenia z księgowością lub IT, wysyłanie danych mailem bez zabezpieczeń oraz brak kontroli, kto ma dostęp do danych.

To nie są drobnostki. To realne ryzyko kar i problemów prawnych.

Jak ogarnąć RODO w najmie bez stresu?

Najprościej: wiesz, jakie dane zbierasz i po co, masz klauzulę informacyjną, przechowujesz dane tylko tak długo jak trzeba i korzystasz z narzędzi, które dbają o porządek i bezpieczeństwo.

Podsumowanie

RODO w wynajmie mieszkania to nie straszak. To zestaw zasad, które jeśli są dobrze wdrożone, chronią Ciebie i Twój biznes.

Mniej chaosu, więcej kontroli i spokojna głowa przy danych najemców — to znaczy, że idziesz w dobrym kierunku.

👉 Jeśli chcesz uporządkować dane i procesy w swojej firmie, zajrzyj na renteasy.ai i sprawdź, jak możemy Ci pomóc.

‍